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Die Verfahrensdokumentation:
Besser outsourcen als scheitern

Für viele Unternehmer ist der Gedanke an eine Betriebsprüfung der reinste Horror. Und wenn Betriebsprüfer dann die Buchführung verwerfen, drohen Hinzuschätzungen – und die können ins Geld gehen. Dabei machen Betriebsprüfer letztendlich nur ihren Job wie jeder andere auch. Die Schlüssel zu einer fairen Prüfung sind deshalb kooperative Zusammenarbeit und Transparenz. Das Herzstück: die individuelle Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens. In Eigenregie ist das eine nahezu unlösbare Aufgabe. Die gute Nachricht: Wir erstellen die Verfahrensdokumentation für Sie!

Darum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig

Das erste, was Betriebsprüfer bei einer Prüfung anfordern, ist eben diese Verfahrensdokumentation. Denn die ist eine Art Handbuch dafür, wie Ihre analoge und digitale Buchführung organisiert ist, wer verantwortlich ist und z.B. welche Software zum Einsatz kommt. Gibt es Backups und ein IT-Sicherheitskonzept? Wer darf scannen, wer prüft auf Fehler? Der GoBD-Erlass empfiehlt nachdrücklich, eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation bereit zu halten. Das ist auch sinnvoll, denn die 2 Wochen Vorwarnfrist vor Betriebsprüfungen reicht nicht aus, um eine belastbare Dokumentation zu erstellen.

Typische Elemente einer Verfahrensdokumentation

Anwenderdokumentation

Kontenpläne, Handbücher,
Arbeitsanweisungen

Systemdokumentation

Hardware, Software,
Netzwerk, Anpassungen

Betriebsdokumentation

Wer macht & darf was, Arbeitsabläufe, Datensicherung

In Verfahrensdokumentationen müssen alle Systeme beschrieben werden

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Finanzbuchhaltung
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Lohnbuchhaltung
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Umgang mit Papierbelegen
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Umgang mit Scans
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Zeiterfassung
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Kassensysteme
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Warenwirtschaftssysteme
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E-Mail-Programm
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Archive & Backups
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Schnittstellen zwischen den Systemen

So sieht eine Verfahrensdokumentation aus

Umfang und Kosten

Verfahrensdokumentationen werden individuell erstellt, weil jedes Unternehmen andere Prozesse hat. Dazu nutzen wir teilweise Vorlagen, die sich im Steuerberatungs-Alltag bewährt haben. Rechnen Sie mit einem Umfang von ca. 30 bis 60 DIN-A4-Seiten, dieser kann aber auch deutlich größer ausfallen.

Und sicher wollen Sie auch Preise wissen. Diese sind aufwandsabhängig. Wenn Ihre Verfahren GoBD-konform sind, kostet die Erstellung durch uns erfahrungsgemäß zwischen 1.000 und 3.000 Euro. Hinzu kommt die laufende Pflege, wenn sich an z.B. Ihrer IT oder Ihrem Team etwas ändert.

Darum ist die Steuerberatung Klinge Ihr idealer Partner für die Verfahrensdokumentation

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Wir digitalisieren seit vielen Jahren Prozesse bei unseren Mandanten – und kennen deshalb die Verfahren, die aus GoBD-Sicht zulässig sind
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Wir haben viel Praxiserfahrung mit Verfahrensdokumentationen – denn wir erstellen sie für unsere Mandanten
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Wir haben umfangreiche Schulungen absolviert – allein das typische Schulungsmaterial besteht oft aus mehreren hundert Seiten

Und was können wir für Sie tun? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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